Was macht ein Personalsachbearbeiter Entgeltabrechnung?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Abrechnung: Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschläge, Urlaub und Krankheitstage werden erfasst, in die Abrechnungssoftware übernommen und zu Brutto- und Nettobeträgen verrechnet. Dabei geht es um Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Sachbezüge wie Dienstwagen oder Jobticket, betriebliche Altersvorsorge und Pfändungen. Nach dem Abrechnungslauf folgen die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt, die Beitragsnachweise und die Übergabe der Zahlungsdaten an die Buchhaltung. Hinzu kommt die klassische Personalsachbearbeitung: Ein- und Austritte anlegen, Arbeitsverträge und Bescheinigungen vorbereiten, Elternzeit, Mutterschutz oder Krankengeldzeiten verwalten, Personalakten pflegen. Viele Beschäftigte melden sich mit Fragen zu ihrer Abrechnung, die erklärt oder korrigiert werden muss. Typische Programme sind DATEV, SAP HCM, Lexware, LOGA oder Paisy.
Wie wird man Personalsachbearbeiter Entgeltabrechnung?
Der übliche Einstieg ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, Personaldienstleistungskaufmann oder Steuerfachangestellte. Steuerfachangestellte bringen durch die Lohnbuchhaltung in Kanzleien oft schon viel Praxis mit. Darauf aufbauend gibt es Weiterbildungen wie Fachkraft für Lohn und Gehalt, Entgeltabrechner (IHK) oder Geprüfter Personalfachkaufmann. Auch ein Studium der Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal führt in den Beruf, wobei Hochschulabsolventen die Abrechnungspraxis meist erst im Betrieb lernen. Quereinsteiger mit kaufmännischem Hintergrund finden über Zertifikatslehrgänge und eine Einarbeitung in Kanzleien oder Abrechnungsdienstleistern hinein.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist an feste Termine gebunden. Rund um den Abrechnungsschluss und zum Jahreswechsel entsteht regelmäßig Zeitdruck, Urlaub ist in diesen Phasen kaum möglich. Fehler fallen sofort auf, denn sie landen direkt auf den Konten der Beschäftigten und können Nachzahlungen an Krankenkassen oder das Finanzamt nach sich ziehen. Gefragt sind deshalb Genauigkeit und Ausdauer bei sich wiederholenden Tätigkeiten am Bildschirm. Steuer- und Sozialversicherungsrecht ändern sich laufend, wer den Anschluss halten will, muss sich regelmäßig fortbilden. Der Umgang mit sensiblen Daten verlangt Verschwiegenheit. Gespräche mit verärgerten Beschäftigten über fehlerhafte oder schwer verständliche Abrechnungen gehören ebenfalls dazu. Körperlich ist der Beruf wenig belastend, die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig, Homeoffice ist häufig möglich.
Aussichten
Die Nachfrage ist hoch und stabil, weil jedes Unternehmen abrechnen muss und erfahrene Fachkräfte knapp sind. Viele Arbeitgeber suchen über längere Zeit. Die Digitalisierung automatisiert Teile der Datenerfassung, die Prüfung, die Klärung von Sonderfällen und die rechtliche Bewertung bleiben aber Aufgabe von Fachleuten. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, zum Personalreferenten, in die Beratung bei Softwareanbietern oder Abrechnungsdienstleistern oder über den Personalfachkaufmann und den Bilanzbuchhalter in angrenzende Felder. Mit Spezialwissen zu internationalen Entsendungen, Tarifsystemen oder SAP lassen sich besser bezahlte Stellen erreichen.
