Was macht HR Payroll?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Entgeltabrechnung. Payroll-Fachkräfte pflegen Stammdaten wie Steuerklasse, Krankenkasse, Bankverbindung und Arbeitszeitmodell. Sie erfassen Überstunden, Zuschläge, Krankheitstage, Elternzeit und Dienstwagen und berechnen daraus Brutto- und Nettolöhne. Danach übermitteln sie Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt und Beitragsnachweise an die Krankenkassen, erstellen SV-Meldungen und bereiten die Buchungen für die Finanzbuchhaltung vor. Dazu kommen Bescheinigungen für Arbeitsagentur oder Krankenkasse, Pfändungen, betriebliche Altersvorsorge und Fragen von Beschäftigten, warum ihre Abrechnung anders aussieht als im Vormonat. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Bildschirm mit Abrechnungsprogrammen wie DATEV, SAP HCM oder LOGA. In Steuerkanzleien und bei Abrechnungsdienstleistern betreut eine Fachkraft oft mehrere Mandanten mit unterschiedlichen Tarifen gleichzeitig, in größeren Unternehmen ist die Arbeit stärker auf einen Betrieb und dessen Sonderregeln ausgerichtet.
Wie wird man HR Payroll?
Eine eigene Ausbildung mit diesem Namen gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte, Kauffrau für Büromanagement oder Industriekaufmann, gefolgt von einer Weiterbildung im Bereich Lohn und Gehalt. Verbreitet sind der Fachassistent Lohn und Gehalt der Steuerberaterkammern, die Geprüfte Fachkraft für Lohn und Gehalt sowie der Geprüfte Personalfachkaufmann der IHK. Steuerfachangestellte bringen durch ihre Ausbildung bereits viel Abrechnungspraxis mit und sind entsprechend gefragt. Ein Quereinstieg aus Buchhaltung oder Personalverwaltung ist gut möglich, wenn eine fachliche Weiterbildung nachgeholt wird. Auch Absolventinnen eines betriebswirtschaftlichen Studiums mit Schwerpunkt Personal steigen ein, brauchen aber meist eine Einarbeitung in die Abrechnungspraxis.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus. In den Tagen vor dem Abrechnungsschluss und vor Zahlungsterminen ist der Druck hoch, Fehler wirken sich sofort auf das Konto von Beschäftigten aus und sorgen für Ärger. Besonders belastend sind der Jahreswechsel mit neuen Beitragssätzen und Meldepflichten sowie Gesetzesänderungen, die kurzfristig umgesetzt werden müssen. Sorgfalt und Konzentration über lange Bildschirmzeiten sind unverzichtbar. Wer Abwechslung oder viel Kontakt nach außen sucht, findet die Routine oft eintönig. Gleichzeitig verlangt der Umgang mit Gehaltsdaten Verschwiegenheit. Die Arbeitszeiten sind meist regulär, Homeoffice ist weit verbreitet, Überstunden fallen aber zu Stichtagen regelmäßig an.
Aussichten
Fachkräfte für Entgeltabrechnung werden seit Jahren gesucht, in Steuerkanzleien und bei Dienstleistern herrscht spürbarer Personalmangel. Die Software übernimmt zwar viele Rechenschritte, die Prüfung von Sonderfällen, Tarifregeln und Meldungen bleibt aber Handarbeit mit Fachwissen. Wer zusätzlich Kenntnisse in SAP oder in der Einführung neuer Systeme mitbringt, hat gute Chancen auf besser bezahlte Stellen. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, zum Payroll Manager, in die Beratung bei Softwareanbietern oder über weitere Fortbildungen in die allgemeine Personalleitung.
