Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst bearbeiten Anfragen, Angebote und Aufträge vom Büro aus und sind die feste Ansprechstelle für Kunden und den Außendienst. Sie sorgen dafür, dass verkaufte Ware korrekt bestellt, geliefert und abgerechnet wird.
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| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.600 € | 3.000 € | 3.400 € | 36.000 € | |
| Mit Berufserfahrung | 3.100 € | 3.600 € | 4.200 € | 43.200 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 3.700 € | 4.300 € | 5.200 € | 51.600 € |
Am stärksten entscheidet die Branche: In tarifgebundenen Betrieben der Metall- und Elektroindustrie (Tarifverträge der IG Metall) oder der Chemie (Tarifvertrag der IG BCE) liegen die Gehälter deutlich über denen im Groß- und Außenhandel nach dem regionalen Tarifvertrag Groß- und Außenhandel oder in nicht tarifgebundenen Kleinbetrieben. Dazu kommen Unterschiede nach Region und Unternehmensgröße sowie bei manchen Arbeitgebern umsatzabhängige Prämien.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Der Vertriebsinnendienst ist die Schaltstelle zwischen Kunden, Außendienst, Lager und Buchhaltung. Ein großer Teil des Tages besteht aus E-Mails und Telefonaten: Kunden fragen nach Preisen, Lieferterminen oder Mustern, der Außendienst braucht ein Angebot bis zum Nachmittag. Die Sachbearbeitung kalkuliert Preise nach Vorgaben, schreibt Angebote, erfasst eingehende Aufträge im ERP-System, etwa SAP, und prüft, ob Ware verfügbar ist. Danach werden Liefertermine abgestimmt, Auftragsbestätigungen verschickt und Verzögerungen nachverfolgt. Kommt es zu Reklamationen, falschen Lieferungen oder offenen Rechnungen, klärt der Innendienst die Sache mit Logistik, Produktion und Kunde. Dazu kommen Stammdatenpflege, Preislisten, Auswertungen für die Vertriebsleitung und in vielen Betrieben die eigenständige Betreuung kleinerer Kunden, die kein Außendienst besucht. In exportorientierten Firmen gehören Zolldokumente und Korrespondenz auf Englisch zum Alltag.
Der übliche Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung als Kaufmann oder Kauffrau im Groß- und Außenhandelsmanagement, als Industriekaufmann oder als Kaufmann für Büromanagement. Mit Abitur oder guten Leistungen lässt sich die Ausbildung oft auf zweieinhalb oder zwei Jahre verkürzen. Für technische Produkte suchen Unternehmen auch Menschen mit gewerblich-technischer Ausbildung, die kaufmännisch umsteigen wollen, weil sie die Ware verstehen. Quereinstieg aus Einzelhandel, Kundenservice oder Callcenter ist verbreitet, besonders wenn Erfahrung mit ERP-Systemen vorhanden ist. Ein Studium ist nicht nötig, Absolventen der Betriebswirtschaft beginnen aber gelegentlich hier, bevor sie in den Außendienst oder ins Produktmanagement wechseln.
Die Arbeit findet fast vollständig am Schreibtisch statt, mit festen Bürozeiten und meist ohne Wochenend- oder Schichtarbeit. Viele Betriebe erlauben inzwischen teilweise Homeoffice. Belastend ist weniger die Arbeitszeit als die Taktung: Viele Vorgänge laufen parallel, Anrufe unterbrechen die Bearbeitung, und Fehler bei Preisen oder Mengen fallen schnell und teuer auf. Der Innendienst steht zwischen den Interessen der Kunden, des Außendienstes und der Logistik und bekommt den Ärger oft zuerst ab, wenn eine Lieferung nicht kommt. Zum Monats- oder Quartalsende, vor Messen und bei Lieferengpässen wird es eng, Überstunden sind dann üblich. Wer gern selbst entscheidet, stößt an Grenzen, weil Preisspielräume und Sonderkonditionen oft bei Vertriebsleitung oder Außendienst liegen. Gefragt sind Genauigkeit, ein ruhiger Umgangston am Telefon, Belastbarkeit bei vielen gleichzeitigen Aufgaben und sichere Office- und ERP-Kenntnisse.
Stellen im Vertriebsinnendienst gibt es in nahezu jeder Branche, von Maschinenbau über Großhandel bis zu Lebensmitteln und Pharma, entsprechend stabil ist die Nachfrage. Routinetätigkeiten wie Auftragserfassung werden zunehmend durch Onlineshops, EDI-Schnittstellen und Automatisierung übernommen, wodurch einfache Erfassungsstellen weniger werden. Gefragter werden Fachkräfte, die Kunden beraten, Produkte erklären und komplexe Aufträge steuern. Entwicklungswege führen zur Key-Account-Betreuung im Innendienst, zur Teamleitung, in den Außendienst, ins Produktmanagement oder in den Einkauf. Weiterbildungen zum Fachwirt für Vertrieb, zum Handelsfachwirt oder zum Betriebswirt öffnen Führungspositionen.
Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung als Kaufmann oder Kauffrau im Groß- und Außenhandelsmanagement oder als Industriekaufmann bzw. Industriekauffrau mit IHK-Abschluss. Mit Abitur ist eine Verkürzung auf zwei bis zweieinhalb Jahre möglich. Quereinsteiger mit Erfahrung im Kundenservice oder technischer Ausbildung werden häufig direkt eingearbeitet.
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Disponenten planen den Einsatz von Fahrzeugen, Waren, Aufträgen oder Personal und halten Termine, Kosten und gesetzliche Vorgaben im Blick. Sie sind die Schaltstelle zwischen Kunden, Fahrern, Lager und Verwaltung.
Kundenberater betreuen Kunden vor, während und nach dem Kauf: Sie beantworten Fragen zu Produkten und Verträgen, bearbeiten Reklamationen und verkaufen passende Leistungen. Der Beruf kommt in Banken, Versicherungen, im Handel, bei Telekommunikations- und Energieanbietern sowie in Servicecentern vor.
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